Contrairement à ce que l’on peut imaginer, le partage et la collaboration ne sont pas les faces d’une même pièce. Il convient de distinguer le partage du support collaboratif, car il représente une réelle valeur ajoutée. Aujourd’hui, l’entreprise 2.0 s’appuie sur cette notion de partage des connaissances et des savoir-faire pour gagner en efficacité et en efficience.
Le partage en entreprise aujourd’hui
La notion de partage en entreprise de nos jours s’avère grandement facilitée par les multiples outils qui participent à la mise en place, avec une certaine sécurité et un contrôle parfois relatif. Mais le partage est surtout une notion qui va au-delà de la mise en commun d’un renseignement ou d’un fichier ou encore de plusieurs données contextualisées. On fait ici référence à un partage de connaissances, c’est-à-dire d’un renseignement ou d’un ensemble d’information utile et utilisable dans un contexte en particulier.
Le partage, et donc la gestion, des connaissances représentent aujourd’hui un véritable gisement de productivité pour l’entreprise, ainsi qu’une opportunité de valorisation personnelle pour les collaborateurs et les salariés. L’enjeu de l’entreprise est son rapport face au partage de connaissance. En effet, si la connaissance est source de pouvoir, la partager demande à accepter d’en perdre un peu. L’entreprise d’aujourd’hui et de demain doit ainsi bousculer la donne du pouvoir et des hiérarchies au sein de sa structure afin de valoriser cet énorme capital de connaissances et ainsi libérer les talents et la productivité.
Comprendre le partage de connaissances
Étant aujourd’hui l’un des enjeux des petites et grandes entreprises, le partage des connaissances s’inspire directement de l’enseignement mutuel instauré au XIXe siècle et qui fut remplacé au XXIe par notre système actuel, à savoir l’enseignement simultané. Dans cette méthode d’enseignement collaboratif, les élèves plus avancés enseignaient aux autres. L’entreprise 2.0 semble de nouveau plébisciter cette transmission de savoir en le prenant comme modèle dans le cadre du partage des connaissances entre collaborateurs.
Les avantages du partage des connaissances sont multiples et diversifiés :
Conserver le savoir-faire en interne, malgré les départs de certains collaborateurs, afin de les transmettre aux arrivants ;
Créer une sorte de mémoire collective pour retenir ce qui a été fait (ou raté dans certains cas) ;
Méthode relativement économique, car elle fait appel aux employés déjà présents dans l’entreprise : l’échange des connaissances est quasiment du sur mesure, contrairement à ce que peut proposer un prestataire externe.
Les 2 types de connaissance
Selon Ikujiro Nonaka, un universitaire japonais qui a consacré une grande partie de son existence à la recherche et à la création de connaissances en entreprise, on retrouve deux types fondamentaux de connaissances qui peuvent faire l’objet d’un partage en entreprise : la connaissance explicite et la connaissance tacite.
La connaissance explicite
Ce genre de connaissances se délivre très facilement, car elle peut s’exprimer aussi bien à l’écrit comme à l’oral, notamment par le biais de chiffres et de données. On la considère comme une forme de connaissance factuelle et concrète. Ce sera entre autres choses le cas d’un déroulement d’un processus de production, l’apprentissage pour remplir un contrat, suivre l’évolution de chiffres d’une entreprise.
La connaissance tacite
La connaissance tacite, ou implicite, est une forme d’aptitude acquise, ou innée. On parle souvent d’intuition, de savoir-être, de gestion d’un client en particulier, etc. Ce type de savoir est difficilement codifiable car elle s’avère indissociable de la personne qui la possède. Avec la connaissance tacite, le transfert crée de la matière vivante, contrairement un transfert de données chiffrées ou codifiables. Ainsi, ce type de connaissance est évolutif en permanence. Il ne peut pas s’emmagasiner comme on enregistre et on stocke des données sur un disque dur.
Conseils pour optimiser le partage de connaissances
Voici quelques recommandations pour booster le partage de connaissances aussi de l’entreprise.
Désigner un « knowledge manager »
Le professionnel est celui qui active le partage des connaissances en s’appuyant sur une stratégie élaborée en amont avec le DRH ou la direction de l’entreprise. Cette personne désignée va donc :
Identifier les savoirs ;
Favoriser l’esprit de partage dans les équipes ;
Mettre en place des outils de collaboration pour créer le meilleur climat de diffusion et d’utilisation du capital intellectuel de chacun.
Ce poste-clé de l’entreprise est le pont entre les différents services. Il requiert de la rigueur, de l’aptitude à communiquer et de la pédagogie sans oublier une connaissances poussée des différents métiers au sein de l’entreprise.
Valoriser le collaborateur qui enseigne
Si le partage s’avère bénéfique pour l’entreprise, il l’est aussi pour le collaborateur qui transmet son savoir. En effet, loin de se déposséder de son savoir, il permet de l’enrichir et de le faire connaître, ce qui démontre une grande maturation professionnelle et véritable confiance en soi. Partager ainsi son avoir, c’est faire montre d’un discours organisé qui démontre à son tour que l’on maitrise son sujet.
Créer un espace-temps dédié
L’une des meilleures solutions pour créer une relation de confiance et ainsi permettre une montée en puissance des compétences est de créer un espace-temps dédié à au partage des connaissances. Cela se traduit souvent par la mise en place d’un groupe de discussion spécialisée dans la transmission d’informations. Dès lors, tous les échanges issus de ce cadre sont organisés.
Créer un support collaboratif en interne
En se reposant sur le concept du « bottin des pages jaunes » qui date avant Internet, voici un excellent moyen de créer de l’interaction sans aucune limite géographique. Concrètement, chaque collaborateur et chaque salarié est référencé sur un logiciel en précisant quels sont ses compétences et ses domaines d’action. Un salarié peut alors décider de consulter tel collègue pour son savoir-faire spécifique ou simplement pour confronter des idées.
L’entreprise d’aujourd’hui et de demain doit apprendre à mobiliser ses sources pour s’améliorer continuellement. Ainsi, d’une intelligence individuelle et personnelle, on passera peu à peu à une intelligence collective pour que chacun puisse bénéficier d’une montée en compétences. Une bonne gestion des connaissances et des savoirs entraine alors une stimulation intellectuelle, sans oublier l’acquisition d’autres savoirs pour tous les collaborateurs.
Quelques sources :
